Description
Sous l'autorité du supérieur immédiat, l'agent administratif au Service de police effectue divers travaux de secrétariat. De plus, il collabore à certains dossiers ou mandats spéciaux reliés au service et en lien avec des intervenants extérieurs à la Ville de Blainville en assurant un support administratif. Il alimente le plan de formation, en collaboration avec son supérieur immédiat, pour l'ensemble du personnel du Service de police. À ce titre, il:

-Rédige, conçoit et saisit à l'informatique, différents textes, documents, rapports, procès-verbaux, mémos, lettres, formulaires, listes, présentation Powerpoint et autres documents;
-Tient à jour l’agenda de son supérieur, fixe les rendez-vous et envoie des convocations à des réunions, au besoin;
-Offre un support administratif, émet des recommandations et suggestions pour optimiser la gestion des dossiers et le suivi des projets;
-Reçoit les visiteurs, répond aux demandes de renseignements par téléphone, achemine les appels à la personne concernée, prend les messages; s’il y a lieu; donne divers renseignements;
-Recueille, compile et vérifie diverses données et statistiques, prépare les rapports, collabore à l'analyse de statistiques;
-Assiste à des réunions, à des rencontres et à des comités, en rédige les comptes rendus, participe à l’élaboration de certains rapports et procédures et en fait le suivi , collabore et vient en support aux membres des comités;
-Assure la mise à jour et l’alimentation régulière de divers registres, inventaires, banques de données, tableaux croisés-dynamiques;
-Alimente le plan de formation pour les requalifications obligatoire du personnel, en s'assurant de répondre aux besoins des divisions et selon les exigences de l'École nationale de police du Québec (ÉNPQ);
-Met à jour le bilan annuel en fonction des formations autorisées et suivies, en tenant compte des différents volets (administratif, opérationnel, nouvelles initiatives) et collecte les données et les statistiques puis pour la mise à jour du le bilan mensuel de la formation reçue;
-Conçoit et présente la première ébauche du budget de formation et le fait approuver par l’inspecteur;
-Assure le suivi du budget annuel de la formation, effectue les vérifications nécessaires, informe l’inspecteur des changements émis par l’ÉNPQ en cours d’année, et l’avise lors des écarts constatés;
-Procède à l’inscription aux formations externes ou internes, colloques et congrès, effectue les des suivis avec le registraire et avec les candidats et met à jour la grille de suivi pour les remplacements);
-Effectue le suivi de la facturation auprès du Service des finances et du Service des ressources humaines (en lien avec les formations suivies); et traite toute demande monétaire en fonction des articles de la convention collective des policiers (temps d’étude, allocation de formation, déplacement, hébergement et autres);
-Rédige modifie et met en forme les directives, modes de fonctionnement et formulaires après approbation de son supérieur immédiat, en faite l’envoi aux personnes concernées et fait le suivi des prises de connaissance (compilation de données);
-Met en place et tient à jour les procéduriers et assure le classement informatisé des dossiers, puis travaille conjointement avec les autres membres du soutien administratif pour assurer le bon fonctionnement du Service;
-Exécute du travail général de bureau tel que : ouverture de dossiers, classement, photocopies, etc.;

Exigences
-Détenir un DEP en secrétariat;
-Avoir de 12 à 18 mois d'expérience dans un poste similaire;
-Avoir une très bonne maîtrise des logiciels de la suite office;
-Avoir d'excellentes capacités rédactionnelles et un très bon français écrit et parlé.

Horaire de travail
33 heures / semaine
Mardi au vendredi

Conditions de travail
Selon les conditions de travail réservées aux employés cols blancs, classe 8.
Taux horaire de 27.81$ (échelon 1) (+8.21% d'avantages sociaux)

La réussite des tests de français, Excel et Word est une condition d'admissibilité.

Pour tous les détails et pour postuler, consulter le site internet: blainville.ca/emplois